Ketika bisnis masih kecil, kerja sama mungkin hanya dilakukan dengan beberapa supplier atau pelanggan tetap. Komunikasinya pun bisa cukup melalui chat dan kesepakatan sederhana. Namun, seiring bisnis berkembang, jumlah mitra biasanya ikut bertambah. Mulai dari supplier, distributor, reseller, vendor, perusahaan lain, hingga partner untuk menjalankan proyek tertentu.

Di tahap ini, cara bisnis mengelola kerja sama juga perlu lebih rapi. Bukan hanya soal menjaga hubungan baik dengan mitra, tetapi juga memastikan identitas dan legalitas perusahaan sudah siap ketika dibutuhkan.

Apalagi jika kamu mulai bekerja sama dengan perusahaan yang lebih besar. Mereka biasanya membutuhkan dokumen tertentu untuk proses verifikasi sebelum kerja sama dimulai. Lalu, dokumen legalitas apa saja yang sebaiknya disiapkan?

1. NIB sebagai Identitas Dasar Usaha
Salah satu dokumen yang penting untuk dimiliki adalah NIB atau Nomor Induk Berusaha. NIB menjadi identitas pelaku usaha dalam menjalankan kegiatan berusaha. Data NIB juga berkaitan dengan kegiatan usaha yang dijalankan melalui sistem OSS. Ketika bisnis mulai memiliki banyak mitra, NIB sering kali menjadi salah satu dokumen yang diminta dalam proses administrasi atau verifikasi calon partner. Namun, jangan hanya memastikan NIB sudah ada. Periksa juga apakah data yang tercantum masih sesuai. Misalnya, alamat perusahaan sudah pindah, kegiatan usaha bertambah, atau terdapat perubahan informasi lainnya. Jika kondisi bisnis sudah berubah, data legalitas sebaiknya ikut diperiksa dan disesuaikan.

2. Akta dan Dokumen Pendirian Perusahaan
Jika bisnis berbentuk badan usaha seperti PT, dokumen pendirian perusahaan juga perlu disiapkan. Akta pendirian memuat informasi penting mengenai perusahaan. Dalam proses kerja sama, dokumen ini dapat digunakan untuk membantu calon mitra memahami identitas dan struktur dasar perusahaan. Jika perusahaan sudah mengalami perubahan, misalnya perubahan nama, alamat, maksud dan tujuan, modal, susunan pemegang saham, atau informasi lainnya, dokumen perubahan tersebut juga sebaiknya tersedia. Jangan sampai perusahaan hanya memberikan akta pendirian awal, padahal sudah ada beberapa perubahan yang terjadi setelahnya.

3. SK Pengesahan atau Dokumen Administrasi yang Berkaitan
Selain akta, perusahaan berbentuk PT juga memiliki dokumen administrasi yang berkaitan dengan pengesahan badan hukum. Dokumen ini dapat dibutuhkan ketika perusahaan menjalani proses verifikasi dengan mitra tertentu. Setiap perusahaan mungkin memiliki dokumen yang berbeda tergantung bentuk usaha dan perubahan yang pernah dilakukan. Karena itu, sebaiknya simpan dokumen perusahaan secara teratur dan pastikan versi yang digunakan merupakan dokumen terbaru. Dengan dokumen yang tertata, proses ketika ada permintaan dari calon mitra akan menjadi lebih mudah.

4. NPWP Perusahaan
Dokumen perpajakan juga sering menjadi bagian dari administrasi kerja sama. NPWP berkaitan dengan identitas wajib pajak dan kebutuhan administrasi perpajakan perusahaan. Ketika bekerja sama dengan perusahaan lain, dokumen perpajakan dapat diminta untuk kebutuhan administrasi, pembayaran, maupun proses vendor. Karena itu, pastikan data perpajakan perusahaan sesuai dengan informasi legalitas lainnya. Jika terdapat perubahan data perusahaan, lakukan pengecekan agar tidak terjadi perbedaan informasi antar dokumen.

5. Sertifikat atau Perizinan Sesuai Bidang Usaha
Tidak semua bisnis cukup hanya dengan NIB dan dokumen perusahaan. Kalau kegiatan usaha kamu memiliki persyaratan atau izin khusus, dokumen tersebut juga perlu dipersiapkan. Misalnya, perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi dapat membutuhkan sertifikasi atau perizinan tertentu. Bisnis alat kesehatan memiliki persyaratan khusus di bidang distribusi alat kesehatan. Begitu juga dengan bidang makanan, kosmetik, pariwisata, jasa tertentu, dan berbagai sektor lainnya. Ketika calon mitra melakukan pemeriksaan, mereka mungkin ingin memastikan bahwa perusahaan memang memiliki izin yang sesuai dengan kegiatan yang akan dikerjasamakan. Jadi, pastikan legalitas yang dimiliki tidak hanya lengkap secara jumlah, tetapi juga relevan dengan kegiatan bisnis.

6. Sertifikat Merek Jika Memiliki Brand Sendiri
Kalau bisnis sudah memiliki merek sendiri, dokumen terkait merek juga sebaiknya mulai diperhatikan. Merek yang sudah terdaftar memberikan bukti bahwa perusahaan telah mengajukan dan memperoleh perlindungan atas mereknya sesuai ketentuan. Dokumen merek dapat menjadi semakin relevan ketika kamu bekerja sama dengan distributor, reseller, marketplace, atau perusahaan lain yang akan menggunakan atau memasarkan produk dengan brand tersebut. Selain itu, pendaftaran merek dapat membantu perusahaan memiliki dasar perlindungan terhadap identitas brand yang sudah dibangun.

7. Profil Perusahaan
Company profile memang bukan dokumen legalitas, tetapi sering kali menjadi bagian penting dalam proses memperkenalkan bisnis kepada calon mitra. Company profile dapat memuat informasi mengenai perusahaan, bidang usaha, produk atau jasa, pengalaman, alamat, kontak, hingga informasi pendukung lainnya. Namun, pastikan informasi di dalam company profile konsisten dengan dokumen legalitas. Jangan sampai alamat yang tercantum di company profile berbeda dengan alamat pada dokumen perusahaan tanpa penjelasan yang jelas. Hal kecil seperti ini dapat membuat calon mitra harus melakukan pengecekan tambahan.

8. Perjanjian Kerja Sama
Ketika hubungan bisnis sudah mulai berjalan, jangan hanya mengandalkan kesepakatan melalui chat. Untuk kerja sama yang memiliki nilai atau jangka waktu tertentu, sebaiknya dituangkan dalam perjanjian kerja sama. Perjanjian dapat mengatur berbagai hal seperti ruang lingkup pekerjaan, hak dan kewajiban masing-masing pihak, harga atau pembayaran, jangka waktu, tanggung jawab, kerahasiaan, penyelesaian masalah, hingga ketentuan pengakhiran kerja sama. Isi perjanjian tentu perlu disesuaikan dengan jenis kerja samanya. Semakin kompleks kerja sama yang dilakukan, semakin penting pula memastikan isi perjanjian dipahami oleh kedua pihak sebelum ditandatangani.

9. Dokumen Pendukung Sesuai Kebutuhan Mitra
Setiap perusahaan memiliki persyaratan vendor yang berbeda. Ada yang hanya meminta NIB, NPWP, dan dokumen perusahaan. Ada juga yang meminta dokumen tambahan seperti rekening perusahaan, sertifikasi, izin khusus, laporan tertentu, atau dokumen pendukung lainnya. Karena itu, tidak ada satu daftar dokumen yang otomatis berlaku untuk semua jenis kerja sama. Sebelum mengirimkan dokumen, tanyakan kepada calon mitra mengenai dokumen apa saja yang diperlukan. Setelah itu, siapkan salinan dokumen sesuai kebutuhan dan pastikan informasi di dalamnya konsisten.

Kenapa Legalitas Perlu Dirapikan Saat Mitra Bertambah?
Ketika mitra bisnis masih sedikit, mungkin dokumen yang berantakan belum terlalu terasa dampaknya. Namun, ketika jumlah kerja sama semakin banyak, permintaan dokumen juga bisa semakin sering muncul. Bayangkan ketika perusahaan mendapatkan peluang kerja sama dengan perusahaan besar, tetapi prosesnya tertunda karena dokumen legalitas tidak lengkap atau data perusahaan berbeda-beda. Kesempatan bisnis bisa saja menjadi lebih lambat karena masalah administrasi yang sebenarnya dapat dipersiapkan sejak awal. Karena itu, pertumbuhan jumlah mitra sebaiknya diikuti dengan pengelolaan dokumen perusahaan yang lebih rapi.

Buat Satu Folder Khusus Legalitas Perusahaan
Supaya tidak repot mencari dokumen setiap kali ada calon mitra, kamu bisa membuat satu sistem penyimpanan khusus untuk dokumen legalitas. Misalnya, pisahkan dokumen menjadi:

1. Dokumen pendirian dan perubahan perusahaan
2. NIB dan data OSS
3. Dokumen perpajakan
4. Perizinan usaha
5. Sertifikasi
6. Dokumen merek
7. Dokumen kerja sama
8. Dokumen pendukung lainnya

Pastikan dokumen yang disimpan adalah versi terbaru dan aksesnya hanya diberikan kepada pihak yang memang membutuhkan. Cara sederhana seperti ini bisa membuat proses administrasi menjadi jauh lebih cepat ketika bisnis mendapatkan peluang kerja sama baru.

Legalitas yang Rapi Membantu Bisnis Lebih Siap Bekerja Sama
Semakin banyak mitra yang dimiliki, semakin sering bisnis berhadapan dengan proses administrasi dan verifikasi. Karena itu, legalitas perusahaan sebaiknya tidak hanya dipikirkan ketika ingin mendirikan usaha. Ketika bisnis berkembang, dokumen juga perlu ditinjau dan diperbarui sesuai kondisi perusahaan. Mulai dari NIB, akta dan dokumen perusahaan, NPWP, izin sesuai bidang usaha, dokumen merek, hingga perjanjian kerja sama, semuanya memiliki fungsi masing-masing.

Tidak berarti semua dokumen tersebut harus selalu diberikan kepada setiap mitra. Pilih dokumen berdasarkan kebutuhan dan permintaan dalam proses kerja sama. Yang terpenting, ketika ada peluang baru, perusahaan sudah memiliki dokumen yang rapi dan siap digunakan. Mitra bertambah, peluang bisnis ikut bertambah. Jangan sampai urusan legalitas justru membuat kerja sama tertunda.