Membuka cabang baru biasanya menjadi tanda bahwa bisnis sedang berkembang. Setelah memiliki pelanggan yang cukup stabil, pemilik usaha mungkin mulai mempertimbangkan lokasi baru agar bisa menjangkau lebih banyak konsumen.
Namun, membuka cabang bukan hanya soal mencari tempat, membeli perlengkapan, merekrut karyawan, lalu mulai berjualan. Ada aspek legalitas yang juga perlu diperhatikan agar kegiatan usaha di lokasi baru dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Apalagi kalau cabang tersebut memiliki alamat, kegiatan usaha, fasilitas, atau jenis aktivitas yang berbeda dari lokasi sebelumnya. Lalu, legalitas apa saja yang perlu diperiksa sebelum cabang baru mulai beroperasi?
Pastikan Data Perusahaan Sudah Sesuai
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah data perusahaan. Sebelum membuka cabang, pemilik usaha sebaiknya memastikan data perusahaan yang tercatat masih sesuai, seperti nama perusahaan, alamat, kegiatan usaha, dan data lain yang berkaitan dengan kegiatan operasional. Jika terdapat perubahan informasi perusahaan, penyesuaian data perlu dilakukan melalui prosedur yang sesuai. Hal ini penting karena legalitas cabang tidak berdiri sendiri. Kegiatan cabang tetap berkaitan dengan perusahaan yang menjalankan usaha tersebut.
Cek KBLI dan Kegiatan Usaha
Pembukaan cabang juga menjadi momen yang tepat untuk mengecek kembali KBLI atau Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia yang digunakan perusahaan. Pastikan kegiatan yang akan dijalankan di cabang memang sesuai dengan kegiatan usaha yang telah tercantum. Misalnya, perusahaan sebelumnya hanya menjalankan satu jenis kegiatan usaha, tetapi di cabang baru ingin menambahkan aktivitas lain. Kondisi seperti ini perlu diperiksa terlebih dahulu karena bisa saja membutuhkan penyesuaian data usaha maupun perizinan. Jangan sampai cabang sudah siap beroperasi, tetapi kegiatan yang dilakukan ternyata belum sesuai dengan legalitas perusahaan.
Perhatikan Lokasi Cabang
Lokasi menjadi salah satu hal penting dalam pembukaan cabang. Setiap lokasi usaha dapat memiliki karakteristik dan kebutuhan perizinan yang berbeda. Karena itu, sebelum menyewa atau membeli tempat, sebaiknya pemilik usaha sudah mengetahui apakah lokasi tersebut sesuai untuk kegiatan usaha yang akan dijalankan. Hal yang perlu diperhatikan dapat mencakup kesesuaian kegiatan usaha dengan lokasi, penggunaan bangunan, serta persyaratan lain yang berkaitan dengan operasional. Jadi, jangan hanya memilih lokasi karena ramai atau strategis. Pastikan juga lokasi tersebut mendukung kegiatan bisnis secara legal.
Cek Kebutuhan Perizinan Berusaha
Setelah menentukan kegiatan dan lokasi cabang, pemilik usaha perlu mengecek kembali perizinan berusaha yang diperlukan. Perizinan dapat berbeda tergantung pada jenis kegiatan usaha dan tingkat risikonya. Beberapa usaha mungkin cukup dengan pemenuhan persyaratan tertentu, sementara sektor lainnya membutuhkan perizinan atau persyaratan tambahan. Karena itu, jangan menganggap bahwa semua cabang otomatis bisa menggunakan legalitas yang sama tanpa pengecekan. Apalagi jika cabang memiliki kegiatan yang berbeda dari kantor atau lokasi usaha sebelumnya.
Jika Ada Bangunan, Perhatikan Legalitasnya
Cabang yang menggunakan bangunan juga perlu memperhatikan aspek legalitas bangunan. Misalnya, pemilik usaha membuka restoran, kantor, toko, gudang, atau tempat usaha lainnya. Selain legalitas perusahaan dan perizinan usaha, aspek bangunan juga perlu diperhatikan sesuai dengan fungsi dan penggunaannya. Untuk kondisi tertentu, dapat terdapat persyaratan terkait bangunan seperti Persetujuan Bangunan Gedung (PBG) dan Sertifikat Laik Fungsi (SLF) sesuai ketentuan yang berlaku. Karena itu, sebelum melakukan renovasi atau menggunakan bangunan untuk kegiatan usaha, sebaiknya cek terlebih dahulu dokumen dan persyaratan yang diperlukan.
Usaha Tertentu Membutuhkan Izin Tambahan
Tidak semua bisnis memiliki kebutuhan legalitas yang sama. Jika cabang bergerak di bidang tertentu, bisa saja terdapat izin atau sertifikasi tambahan yang harus dipenuhi. Contohnya, usaha yang berkaitan dengan makanan dan minuman dapat memiliki persyaratan tertentu terkait produk dan kegiatan produksinya. Begitu juga usaha di bidang kesehatan, konstruksi, perdagangan, jasa, atau sektor khusus lainnya. Artinya, membuka cabang bukan sekadar memindahkan aktivitas bisnis ke alamat baru. Jenis kegiatan yang dilakukan harus menjadi dasar dalam menentukan legalitas apa saja yang perlu disiapkan.
Bagaimana dengan NIB?
Nomor Induk Berusaha (NIB) menjadi salah satu bagian penting dalam legalitas berusaha. Namun, memiliki NIB bukan berarti seluruh kegiatan usaha otomatis bebas dari persyaratan lainnya. Kebutuhan perizinan tetap perlu dilihat berdasarkan kegiatan usaha, tingkat risiko, lokasi, serta ketentuan sektor terkait. Karena itu, ketika membuka cabang, jangan hanya memastikan perusahaan sudah memiliki NIB. Periksa juga apakah data dan kegiatan usaha yang tercantum sudah sesuai dengan operasional yang akan dilakukan di cabang.
Jangan Menunggu Sampai Cabang Sudah Siap
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah mengurus legalitas setelah tempat usaha sudah selesai direnovasi dan seluruh perlengkapan sudah dibeli. Padahal, beberapa persyaratan legalitas justru sebaiknya diperiksa sejak tahap perencanaan. Dengan melakukan pengecekan lebih awal, pemilik usaha dapat mengetahui apakah ada dokumen yang perlu diperbarui, izin tambahan yang harus dipenuhi, atau persyaratan lokasi yang perlu diperhatikan. Hal ini juga dapat membantu menghindari biaya tambahan jika ternyata lokasi atau konsep cabang harus disesuaikan.
Cabang Baru, Legalitas Jangan Ikut Tertinggal
Membuka cabang merupakan langkah pengembangan bisnis yang membutuhkan persiapan. Selain memikirkan target penjualan, karyawan, stok, pemasaran, dan lokasi, aspek legalitas juga perlu masuk dalam daftar persiapan. Mulai dari memastikan data perusahaan, mengecek KBLI, memeriksa lokasi, melihat kebutuhan perizinan berusaha, sampai memastikan legalitas bangunan dan izin khusus jika diperlukan. Dengan begitu, cabang tidak hanya siap secara operasional, tetapi juga memiliki dasar legalitas yang sesuai dengan kegiatan yang dijalankan.
Jadi, sebelum pintu cabang baru dibuka dan pelanggan mulai berdatangan, pastikan legalitasnya sudah ikut dipersiapkan. Kalau kamu sedang merencanakan pembukaan cabang dan masih bingung legalitas apa saja yang perlu disesuaikan, Dokter Legal siap membantu mengecek kebutuhan legalitas bisnis kamu agar persiapannya lebih mudah dan terarah.
